1.2.1 Descripción del diagnóstico Situacional.
El archivo es el sitio ideal para resguardo de la documentación, que le prestan servicio a una institución (pública o privada) y que se encuentra ubicado dentro de la misma los archivos son de gran importancia porque tienen el deber de conservar organizada la historia de vida de la organización.
Según Lodolini (1993) el archivo le sirve a la institución, no como depósito donde se colocan o almacenan papeles, a los que se le da poca importancia, si no como el que le servirá de ayuda para darle información, bien podría ser científica, jurídica, informativa para un momento determinado.
El Archivo Central se encarga de almacenar todos los documentos generados por las diferentes dependencias del estado su primer procedimiento es recibir los documentos y ubicarlos en una carpeta correspondiente, según sea su orden establecido en la institución, llevando un control total de todos los archivos de los distintos departamentos.
En el departamento de la gobernación se realizó una observación y se aplicó un instrumento para poder evaluar las necesidades de información que requieren y solicitan los usuarios dentro de la institución, a través de una lista de cotejo tanto al personal que la labora y los usuarios que visitan el archivo, mostrando como resultado las necesidades que presenta la organización.
En cuanto al espacio físico se debe tener en cuenta que un edificio no es lugar adecuado para establecer un archivo donde es almacenado gran cantidad de informacion, papeles y cajas de igual manera se puede decir que este fondo documental no cuenta con mecanismos para la conservacion de los documentos, no poseen proteccion contra los rayos ultravioletas que inciden directamente con el fondo documental el cual se encuentra expuesto a ello; Los estantes estan en muy mal estado, por el tiempo que estos poseen y por causa del peso que proporcionan las cajas; no posee aire acondicionado que mantenga una temperatura adecuada para su conservacion.
En cuanto al proceso documental se realiza de la siguiente manera; las carpetas son introducidas a las cajas que proceden del departamento de habilitaduria, esta posee una información en los bordes que permite ser identificado por número de orden, de cheque y fecha de pago, luego estas cajas pasan a ser archivadas a un estante que se encuentran organizado por mes y año para facilitar el trabajo, debido a que no se obtiene toda la información digitalizada.
A lo que se refiere a recursos humanos, el personal que labora alli no cuenta debida preparacion y adecuada manipulacion de los documentos tales como; tapa boca y guantes, debido a que se acumula una gran cantidad de polvo que puede ocasionarles enfermedades (como alergias, infecciones respiratorias, hongos y bacterias) a los emplado.
Se pudo observar las necesidades de formacion e informacion de los usuarios, la cual se cumple de manera manual, teniendo como dificultad el manejo de los documentos y contribuyendo directamente al deterioro del soporte tanto el usuario externo como el interno cumple esta mala funcion de manejo inadecaudo, notandose la dificiencia en el uso del documento, siendo la busqueda de informacion lenta por esta razon la empresa tiene como objetivo especifico realizar la digitalizacion de todos los documentos de informacion existentes en la organizacion y asi al solicitar cualquier informacion el usuario este pueda ser entregado de manera rapida y directa cubriendo asi sus necesidades.
